PR and Outreach Specialist

Company Overview

The Segal Centre for Performing Arts is a not-for-profit theatre company dedicated to nurturing, producing and presenting world-class English-language theatre, and to showcasing the best professional artists from Montreal and beyond. Founded in 1967, the Segal Centre has expanded to become a nationally recognized venue for the performing arts, in addition to enriching educational programming & Jewish cultural events. With core values of creation, innovation, diversity and collaboration, the Segal believes in the power of the arts to strengthen and connect communities and is committed to offering relevant, engaging, and accessible programming.

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Le Centre Segal pour les Arts de la Scène est une compagnie théâtrale à but non lucratif dédiée à la promotion, la production et la présentation de théâtre de langue anglaise de classe mondiale, ainsi qu'à la mise en valeur des meilleurs artistes professionnels de Montréal et d'ailleurs. Fondé en 1967, le Centre Segal est devenu un lieu de renom national pour les arts de la scène, en plus d'enrichir les programmes éducatifs et les événements culturels juifs. Avec des valeurs fondamentales que sont la création, l'innovation, la diversité et la collaboration, le Segal croit au pouvoir des arts pour renforcer et connecter les communautés et s'engage à offrir des programmations pertinentes, engageantes et accessibles.

Job Description

EMPLOYMENT STATUS: Permanent, Full-time, Hybrid

REPORTS TO: Head of Marketing & Communications 

POSITION SUMMARY

The PR & Outreach Specialist is responsible for amplifying the Segal Centre’s public presence, strengthening its reputation, and engaging audiences across Montreal and beyond. This role combines public relations with proactive audience engagement, ensuring that visibility in the media and community translates directly into ticket sales, donor interest, and long-term audience loyalty.

KEY RESPONSIBILITIES & TASKS

1. Public Relations & External Communications

• Develop, write, and distribute press releases, media advisories, press kits, and official statements for all Segal Centre productions, events, and initiatives.

• Build and maintain strong relationships with journalists, critics, broadcasters, and media outlets in both English and French.

• Proactively seek earned media coverage (including coordination of interviews, press calls, and media visits to rehearsals and performances).

• Maintain and regularly update the media contact database; track and analyze media coverage to evaluate PR effectiveness.

• Develop key messaging and narrative frameworks that reinforce the Segal Centre’s mission, artistic vision, and community role.

• With the Head of Marketing and Communications, manage crisis communications and reputation management efforts, ensuring timely, accurate, and consistent messaging.

2. Audience Engagement & Community Outreach

• Identify and cultivate individual and group audiences, across generations and demographics, to expand reach and strengthen loyalty.

• Develop tailored strategies for priority audience segments 

• Anticipate and analyze audience trends to support long-term audience development planning.

• Cultivate and strengthen relationships with community partners, cultural institutions, and civic organizations.

• Identify and pursue opportunities for partnership, collaboration, and public engagement that expand the Segal Centre’s reach.

• Support programs and events that build relationships with key stakeholder groups, including audience development, donor, and community engagement activities.

• Represent the Segal Centre at community events, press functions, and industry gatherings.

3. Social Media Coordination & Monitoring

• Review in-house and agency-generated social media content with the Head of Marketing & Communications to ensure alignment with the Segal Centre’s tone, priorities, and brand.

• Liaise with the Segal Centre’s social media agency ensuring timely and accurate delivery of content, calendars and priorities.

• Monitor digital platforms for inquiries and engagement, ensuring timely responses.

• Capture and share spontaneous content for social media as needed 

4. Event & Production Support 

• Coordinate media attendance and photo/video coverage at opening nights, press events, dress rehearsals and community initiatives. 

• Support the execution of public and community events, ensuring consistent branding and strong public visibility.

• Represent the Segal Centre at external meetings, conferences, and outreach events as needed. 

• Manage production-related PR requirements, including notices of recordings, Equity approvals, and artist access protocols to ensure compliance and respect in all promotional efforts.

• Gather documents and information for the creation of show programs (bios, headshots, Director’s note) and coordinate the production process with the Graphic Designer.

5. Media Monitoring & Reporting

• Monitor and track media mentions and public sentiment using tools such as Google Alerts.

• Maintain a comprehensive PR archive for institutional use.

• Prepare show and season reports summarizing media exposure, outreach outcomes, and PR impact.

6. General Communications Alignment & Innovation 

• Contribute to communications initiatives that ensure alignment across departments and consistency with institutional goals.

• Contribute to cross-departmental alignment by sharing media highlights and keeping staff aligned with priorities and strategies.

• Stay current on PR, media, and community engagement trends, bringing forward innovative strategies and best practices.

CORE COMPETENCIES & QUALIFICATIONS

Core Competencies

• Exceptional written and verbal communication skills with the ability to craft compelling press releases, media pitches, statements, and key messaging frameworks.

• Strong media relations expertise, including building and maintaining relationships with journalists, critics, broadcasters, and cultural influencers.

• Proven ability to secure earned media coverage across print, digital, radio, and television platforms.

• Crisis communication and reputation management skills, ensuring clear, timely, and consistent messaging.

• Relationship-builder with demonstrated experience cultivating community partners, cultural institutions, and civic organizations.

• Strong project management skills with the ability to manage multiple productions, deadlines, and stakeholders simultaneously.

• Experience coordinating press events, media attendance, interviews, and public-facing initiatives.

• Social media literacy, including agency coordination, content oversight, and responsive community management.

• Data-informed mindset with the ability to track media coverage, analyze tone and impact, and prepare PR performance reports.

• Bilingual communication skills (English & French) with the ability to represent the organization confidently in both languages.*

• Cultural sensitivity and alignment with the Segal Centre’s mission as a Jewish cultural institution serving diverse communities and its commitment to inclusivity for all.

*Given the Segal Centre’s mission as an English-language cultural producer, and regular collaboration with partners and collaborators outside of Quebec, bilingual communication skills (English & French) with the ability to understand artistic material and marketing prose and represent the organization confidently in both languages are a requirement of the role.

Preferred Qualifications

• 2 or more years of experience in public relations, communications, or media outreach (preferably in the arts, cultural, or non-profit sector).

• Experience working in performing arts, theatre, festivals, or cultural institutions considered a strong asset.

• Established relationships with Montreal media outlets and familiarity with the local cultural landscape.

• Knowledge of social media strategy and experience liaising with external agencies.

• Availability to attend evening and weekend performances, rehearsals, opening nights, and community events. 

Key attributes

• Confident, articulate, and diplomatic communicator.

• Proactive self-starter with strong initiative and follow-through.

• Collaborative team player who thrives in a fast-paced arts environment.

• Calm under pressure and solutions-oriented during high-visibility moments.

• Passionate about theatre, community engagement, and cultural impact.

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STATUT D’EMPLOI : Permanent, temps plein, hybride

SUPERVISION : Chef du marketing & des communications

SOMMAIRE DE LA POSITION 

La personne Spécialiste RP et rayonnement est responsable d’amplifier la présence publique du Centre Segal, de renforcer sa réputation et de mobiliser les publics à Montréal et au-delà. Ce poste combine les relations publiques et le développement proactif des publics, afin que la visibilité médiatique et communautaire se traduise directement par des ventes de billets, l’intérêt des donateurs et donatrices et la fidélisation à long terme des publics.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES
1. Relations publiques et communications externes

• Rédiger, développer et diffuser des communiqués de presse, avis aux médias, trousses de presse et déclarations officielles pour toutes les productions, événements et initiatives du Centre Segal.

• Établir et entretenir des relations solides avec les journalistes, critiques, diffuseurs et médias, en français et en anglais.

• Rechercher de manière proactive une couverture médiatique (incluant la coordination d’entrevues, d’appels de presse et de visites médias aux répétitions et représentations).

• Maintenir et mettre à jour régulièrement la base de données médias; assurer le suivi et l’analyse des retombées afin d’évaluer l’efficacité des RP.

• Développer des messages clés et des cadres narratifs qui renforcent la mission, la vision artistique et le rôle communautaire du Centre Segal.

• En collaboration avec la Chef du marketing & des communications, gérer les communications de crise et les enjeux de réputation, en assurant des messages cohérents, exacts et diffusés en temps opportun.

2. Développements des plublics et rayonnement communautaire

• Identifier et développer des publics individuels et de groupes, toutes générations et démographies confondues, afin d’élargir la portée et renforcer la fidélité.

• Élaborer des stratégies adaptées pour des segments prioritaires

• Anticiper et analyser les tendances des publics afin de soutenir la planification à long terme du développement des audiences.

• Développer et renforcer des relations avec des partenaires communautaires, des institutions culturelles et des organisations civiques.

• Identifier et saisir des occasions de partenariats, de collaborations et d’engagement public afin d’accroître le rayonnement du Centre Segal.

• Soutenir des programmes et événements favorisant les relations avec les parties prenantes clés, incluant les activités liées au développement des publics, aux donateurs et donatrices et à l’engagement communautaire.

• Représenter le Centre Segal lors d’événements communautaires, d’activités de presse et de rencontres du milieu.

3. Coordination et veille des médias sociaux

• Réviser, avec la Chef du marketing & des communications, les contenus produits à l’internet et par l’agence de médias sociaux afin d’assurer leur alignement avec le ton, les priorités et l’image de marque du Centre Segal.

• Assurer la liaison avec l’agence de médias sociaux du Centre Segal afin de garantir la transmission exacte et ponctuelle des contenus, calendriers et priorités.

• Surveiller les plateformes numériques pour repérer les demandes et interactions, et y répondre dans des délais appropriés.

• Capturer et partager du contenu spontané pour les médias sociaux, au besoin.

4. Soutien aux événements et aux productions

• Coordonner la présence des médias ainsi que la couverture photo et vidéo lors des premières, événements de presse, générales et initiatives communautaires.

• Soutenir la réalisation d’événements publics et communautaires en assurant une image de marque cohérente et une forte visibilité. Représenter le Centre Segal lors de rencontres externes, conférences et activités de rayonnement, au besoin. 

• Gérer les exigences RP liées aux productions, incluant les avis d’enregistrement, les approbations Equity et les protocoles d’accès des artistes, afin d’assurer conformité et respect dans les efforts promotionnels.

• Recueillir les documents et informations nécessaires à la création des programmes de spectacles (biographies, photos, mot de la direction artistique) et coordonner le processus de production avec la personne responsable du design graphique.

5. Veille médiatique 

• Assurer la veille et le suivi des mentions médiatiques et du sentiment du public à l’aide d’outils tels que Google Alerts.

• Maintenir une archive complète des activités de relations publiques à des fins institutionnelles.

• Préparer des rapports de spectacle et de saison résumant la couverture médiatique, les résultats de rayonnement et l’impact des RP.

6. Alignement et innovation en communications

• Contribuer aux initiatives de communication afin d’assurer la cohérence interservices et l’alignement avec les objectifs institutionnels.

• Favoriser l’alignement organisationnel en partageant les faits saillants médiatiques et en maintenant les équipes informées des priorités et stratégies.

• Se tenir à jour quant aux tendances en relations publiques, médias et engagement communautaire, et proposer des stratégies innovantes et des pratiques exemplaires.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES CLÉS 

Compétences clés

• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, avec capacité à rédiger des communiqués percutants, des argumentaires médias, des déclarations et des messages stratégiques.

• Solide expertise en relations médias, incluant le développement et l’entretien de relations avec journalistes, critiques, diffuseurs et influenceur·euses culturels.

• Capacité démontrée à obtenir une couverture médiatique dans les médias imprimés, numériques, radio et télévisuels.

• Compétences en gestion de crise et de réputation, assurant des communications claires, cohérentes et rapides.

• Excellentes habiletés relationnelles et expérience dans le développement de partenariats avec des organismes communautaires, culturels et civiques.

• Solides compétences en gestion de projets, avec capacité à gérer plusieurs productions, échéanciers et parties prenantes simultanément.

• Expérience dans la coordination d’événements de presse, de présences médias, d’entrevues et d’initiatives publiques.

• Bonne compréhension des médias sociaux, incluant la coordination avec une agence, la supervision de contenu et la gestion des interactions en ligne.

• Approche analytique basée sur les données, avec capacité à suivre les retombées, analyser leur tonalité et produire des rapports de performance.

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.*

• Sensibilité culturelle et adhésion à la mission du Centre Segal en tant qu’institution culturelle juive au service de communautés diversifiées où tous sont les bienvenus.

*Compte tenu de la mission du Centre Segal en tant que producteur culturel anglophone et de sa collaboration régulière avec des partenaires et des collaborateurs hors du Québec, le candidat doit posséder des compétences en communication bilingue (anglais et français), être capable de comprendre les documents artistiques et les textes marketing, et représenter l'organisation avec assurance dans les deux langues.

Qualifications souhaitées

• 2 ans ou plus d’expérience en relations publiques, communications ou rayonnement médiatique (idéalement dans le secteur artistique, culturel ou à but non lucratif).

• Expérience en arts de la scène, théâtre, festivals ou institutions culturelles considérée comme un atout important.

• Réseau établi auprès des médias montréalais et bonne connaissance du milieu culturel local.

• Connaissance des stratégies de médias sociaux et expérience de collaboration avec des agences externes.

• Disponibilité pour assister à des représentations, répétitions générales, premières et événements communautaires en soirée et les week-ends.

Qualités recherchées

• Personne confiante, éloquente et diplomate.

• Esprit d’initiative marqué et grande autonomie.

• Excellente capacité à collaborer et à évoluer dans un environnement artistique dynamique et rapide.

• Sang-froid et orientation vers les solutions dans des contextes à forte visibilité.

• Intérêt marqué pour le théâtre, l’engagement communautaire et l’impact culturel.