Audience Relations Specialist

Company Overview

The Segal Centre for Performing Arts is a not-for-profit theatre company dedicated to nurturing, producing and presenting world-class English-language theatre, and to showcasing the best professional artists from Montreal and beyond. Founded in 1967, the Segal Centre has expanded to become a nationally recognized venue for the performing arts, in addition to enriching educational programming & Jewish cultural events. With core values of creation, innovation, diversity and collaboration, the Segal believes in the power of the arts to strengthen and connect communities and is committed to offering relevant, engaging, and accessible programming.

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Le Centre Segal pour les Arts de la Scène est une compagnie théâtrale à but non lucratif dédiée à la promotion, la production et la présentation de théâtre de langue anglaise de classe mondiale, ainsi qu'à la mise en valeur des meilleurs artistes professionnels de Montréal et d'ailleurs. Fondé en 1967, le Centre Segal est devenu un lieu de renom national pour les arts de la scène, en plus d'enrichir les programmes éducatifs et les événements culturels juifs. Avec des valeurs fondamentales que sont la création, l'innovation, la diversité et la collaboration, le Segal croit au pouvoir des arts pour renforcer et connecter les communautés et s'engage à offrir des programmations pertinentes, engageantes et accessibles.

Job Description

EMPLOYMENT STATUS: Permanent, Full-time, Hybrid

REPORTS TO: Head of Marketing & Communications and Head of Box Office

POSITION SUMMARY

The Audience Relations Specialist is a proactive, sales-driven frontline role responsible for maximizing ticket revenue through direct sales, lead conversion, and relationship management. This position actively engages prospective and returning patrons to drive single-ticket sales, subscriptions, and group bookings, while delivering an exceptional patron customer service experience.

Leveraging marketing-generated and Public Relations (PR) -generated leads, outreach campaigns, and community visibility, the Associate converts interest into confirmed attendance and fosters long-term patron loyalty and retention.

KEY RESPONSIBILITIES & TASKS

1. Box Office & Patron Services Operations

• Act as the primary point of contact for ticket inquiries via phone, email,
  and in-person.
• Process ticket sales, exchanges, refunds, and special requests with timeliness, accuracy, and professionalism using the ticketing system.
• Offer guidance on seating options, show details, pricing, subscriptions and promotions were appropriate.
• Ensure all transactions comply with company policies, financial controls, and privacy regulations.
• Maintain a highly organized, sales-ready box office environment with up-to-date show and pricing information.

2. Proactive Sales, Telemarketing & Lead Conversion

• Execute outbound sales calls and targeted follow-up emails to past patrons, new leads, and lapsed or infrequent attendees.
• Deliver tailored, persuasive sales messaging aligned with current
  productions and campaigns.
• Manage and nurture a sales pipeline within the Client Relation Management (CRM)/ticketing system, ensuring accurate tracking of all interactions and outcomes.
• Actively promote subscriptions, newsletter sign-ups, donations, and special offers to increase lifetime patron value.

3. Group Sales & Community Partnerships

• Drive group sales revenue by building and maintaining relationships with schools, community organizations, cultural groups, and religious institutions.
• Lead student group sales initiatives, including outreach, pricing discussions, contract coordination, and booking logistics in collaboration
  with the box office team.
• Maintain detailed sales tracking and forecasting using Excel, Google docs,
  or CRM tools.
• Provide regular, data-driven updates to the head of box office on group sales pipeline, contracts, payments, and performance against targets.

4. Cross-Functional Collaboration

• Collaborate closely with PR, Marketing, and Outreach teams to align call lists, audience targeting, campaign messaging, and priorities.
• Participate in team meetings to stay aligned with active campaigns
  and revenue goals.
• Conduct timely follow-ups with community partners and affinity groups following PR-driven events, open houses, and special initiatives.

5. Reporting & Performance Tracking

• Support the supervisor in producing regular sales and activity reports, including outreach volume, conversion rates, group bookings, and audience feedback.
• Use insights to continuously optimize sales approaches and messaging.

Key Performance Indicators (KPIs)

• Weekly outbound call and email volume
• Conversion rate from inquiry to sale
• Number and value of group bookings per production
• Patron retention and repeat attendance rates

CORE COMPETENCIES & QUALIFICATIONS

Core Competencies

• Proven ability to convert inquiries into sales via phone and email.
• Warm, confident, solution-oriented sales approach.
• Self-starter who proactively identifies prospects and re-engages lapsed patrons.
• Strong collaborator across pr, marketing, and box office teams.
• Bilingual communication skills (English & French) with a persuasive and professional phone presence.
• Comfortable using CRM and ticketing systems (Spektrix or similar) for
   tracking and analysis.
• Strong time management skills with the ability to balance sales targets, operations, and administration.
• Cultural sensitivity and alignment with the Segal Centre’s mission as a Jewish cultural institution serving diverse communities.

Preferred Qualifications

• 1–3 years of experience in sales, customer service, or arts administration
• Experience in performing arts, non-profit, or cultural organizations
  considered an asset
• Knowledge of the Montreal arts and cultural landscape
• Bilingual (English/French) required
• Availability to work evenings and weekends for performances and events

Key Attributes

• Energetic, confident, and persuasive communicator
• Target-driven with a strong customer-first mindset
• Adaptable, collaborative, and thrives in a fast-paced, goal-oriented environment
• Passionate about theatre, cultural engagement, and audience growth

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SITUATION D’EMPLOI: Permanente, Temps-Plein, Hybride

SUPERVISION: Chef du marketing & des communications et Responsable de la billetterie et des ventes

SOMMAIRE DE LA POSITION

Le spécialist.e de l’engagement des audiences est un rôle de première ligne proactif et axé sur les ventes. Il ou elle est responsable de maximiser les revenus de billetterie grâce à la vente directe, à la conversion de prospects et à la gestion des relations avec la clientèle. Ce poste interagit activement avec les spectateurs potentiels et existants afin de stimuler la vente de billets à l’unité, les abonnements et les réservations de groupes, tout en offrant une expérience de service à la clientèle exceptionnelle.

En s’appuyant sur les leads générés par les équipes de marketing et de relations publiques, les campagnes de rayonnement et la visibilité au sein de la communauté, la personne titulaire du poste transforme l’intérêt en présences confirmées et contribue à bâtir une fidélité durable ainsi qu’un taux élevé de rétention de la clientèle.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES

1. Opérations de la billetterie et des services à la clientèle

• Agir comme point de contact principal pour les demandes de billets par téléphone, par courriel et en personne.
• Traiter les ventes de billets, les échanges, les remboursements et les demandes spéciales avec rapidité, exactitude et professionnalisme à l’aide du
   système de billetterie.
• Conseiller la clientèle sur les options de sièges, les détails des spectacles, les prix, les abonnements et les promotions, lorsque pertinent.
• S’assurer que toutes les transactions respectent les politiques de l’entreprise, les contrôles financiers et les règlements en matière de protection des renseignements personnels.
• Maintenir un environnement de billetterie organisé, prêt à la vente, avec des informations à jour sur les spectacles et la tarification.

2. Ventes proactives, télémarketing et conversion de leads

• Effectuer des appels de vente et des courriels de suivi ciblés auprès d’anciens spectateurs, de nouveaux contacts et de clientes occasionnelles ou inactives.
• Présenter des messages de vente personnalisés et persuasifs, alignés sur les productions et campagnes en cours.
• Gérer et développer une séquence linéaire de ventes dans le système de billetterie et logiciel Gestion de Relation des Clients (GRC), en assurant un suivi précis de toutes les interactions et des résultats.
• Promouvoir activement les abonnements, les inscriptions à l’infolettre, les dons et les offres spéciales afin d’augmenter la valeur à long terme de la clientèle

3. Ventes de groupes et partenariats communautaires

• Générer des revenus de ventes de groupes en développant et en entretenant des relations avec des écoles, des organismes communautaires, des groupes culturels et des institutions religieuses.
• Diriger les initiatives de ventes pour les groupes étudiants, incluant la prospection, les discussions tarifaires, la coordination des contrats et la logistique des réservations, en collaboration avec l’équipe de la billetterie.
• Assurer un suivi détaillé des ventes et des prévisions à l’aide d’Excel, de Google Docs ou d’outils GRC.
• Fournir des mises à jour régulières, basées sur les données, à la direction de la billetterie concernant le pipeline de ventes de groupes, les contrats, les paiements et la performance par rapport aux objectifs.

4. Collaboration interéquipes

• ·   Collaborer étroitement avec les équipes des relations publiques, du marketing et du rayonnement afin d’aligner les listes d’appels, le ciblage des publics, les messages de campagne et les priorités.
• ·   Participer aux réunions d’équipe afin de demeurer aligné·e sur les campagnes actives et les objectifs de revenus.
• ·   Effectuer des suivis rapides auprès des partenaires communautaires et des groupes d’affinité à la suite d’événements, de portes ouvertes et d’initiatives spéciales menés par les équipes des relations publiques.

5. Rapports et suivi de performance

• ·         Appuyer la supervision dans la production de rapports réguliers sur les ventes et les activités, incluant le volume de démarches, les taux de conversion, les réservations de groupes et les commentaires du public.
• ·         Utiliser les données recueillies pour optimiser continuellement les approches et les messages de vente.

Indicateurs clés de performance (ICP)

• ·         Volume hebdomadaire d’appels sortants et de courriels
• ·         Taux de conversion des demandes en ventes
• ·         Nombre et valeur des réservations de groupes par production
• ·         Taux de rétention et de fréquentation répétée de la clientèle

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES CLÉS 

Compétences clés

·         Capacité démontrée à convertir des demandes en ventes par téléphone
et par courriel.

• ·         Approche de vente chaleureuse, confiante et axée sur les solutions.
• ·         Autonomie et initiative pour identifier de nouveaux prospects
  et relancer la clientèle inactive.
• ·         Forte capacité de collaboration avec les équipes des relations publiques, du marketing et de la billetterie.
• ·         Excellentes compétences en communication bilingue (anglais et français), avec une présence téléphonique professionnelle et persuasive.
• ·         Aisance avec les systèmes GRC et de billetterie pour le suivi et l’analyse.
• ·         Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à équilibrer les objectifs de vente, les opérations et les tâches administratives.
• ·         Sensibilité culturelle et adhésion d’une institution culturelle juive au service de communautés diverses

Qualifications souhaitées

• ·         1 à 3 ans d’expérience en vente, en service à la clientèle ou en administration artistique
• ·         Expérience dans les arts de la scène, le milieu culturel ou les organismes à but non lucratif, un atout
• ·         Connaissance du milieu artistique et culturel montréalais
• ·         Bilinguisme (anglais et français) requis
• ·         Disponibilité pour travailler en soirée et les fins de semaine lors des représentations et des événements

Qualités recherchées

·         Communicateur·trice énergique, confiant·e et persuasif·ve

·         Orienté·e vers les objectifs, avec une approche fortement axée sur la clientèle

·         Adaptable, collaboratif·ve et à l’aise dans un environnement dynamique, rapide et axé sur les résultats

·         Passionné·e par le théâtre, l’engagement culturel et le développement des publics