Hospitality Coordinator/Coordination de l’accueil

Company Overview

The Segal Centre for Performing Arts is one of Canada’s leading theatre companies and a vibrant cultural hub in the heart of Montreal. 

We create, produce, and present bold stories that entertain, inspire, and bring people together. From world premieres and Broadway hits to community programs and cultural events, our work is driven by creativity, collaboration, and a belief in the power of live performance. 

The Segal is home to a passionate team of theatre lovers, artists, and arts professionals who care deeply about their work and each other. We value artistic excellence, inclusion, meaningful community engagement, and we strive to create a workplace where people feel empowered to contribute, grow, and have fun while doing fulfilling work. 

As a proud Jewish cultural institution, the Segal celebrates Jewish identity through the arts while fostering dialogue, connection, and understanding across communities. 

If you're excited by the arts, energized by collaboration, and eager to make an impact, we'd love to hear from you. 

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Le Centre Segal des arts de la scène est l’une des principales compagnies de théâtre au Canada et un carrefour culturel dynamique au cœur de Montréal. 

Nous créons, produisons et présentons des histoires audacieuses qui divertissent, inspirent et rassemblent. Des créations mondiales aux succès de Broadway, en passant par les programmes communautaires et les événements culturels, notre travail est porté par la créativité, la collaboration et la conviction que les arts de la scène ont le pouvoir de rapprocher les gens. 

Le Centre Segal réunit une équipe passionnée d’amoureux du théâtre, d’artistes et de professionnels des arts qui ont à cœur leur travail et leurs collègues. Nous valorisons l’excellence artistique, l’inclusion et un engagement communautaire significatif, et nous nous efforçons de créer un milieu de travail où chacun peut contribuer, évoluer et avoir du plaisir tout en accomplissant un travail stimulant. 

Fier d’être une institution culturelle juive, le Centre Segal célèbre l’identité juive à travers les arts tout en favorisant le dialogue, les liens et la compréhension entre les communautés. 

Job Description

SCHEDULE AND LOCATION : 10-20 hours a week between September 10 and December 8, and Monday February 12 – June 30, 2023. Flexible weekday hours, and mandatory on-site presence for all Hospitality events. 

THE PART WE'RE CASTING  

The Hospitality Coordinator plays a key operational and guest-facing role at the Segal Centre. The Hospitality Coordinator is responsible for organizing and overseeing the execution of all Segal Centre events involving the public or production teams. 

This role contributes to the organization's mission by creating a safe and welcoming environment for our artists and guests. They work closely with Production, Development, and Front of House to achieve departmental and organizational objectives. 

YOUR ROLE IN THE PRODUCTION  

a) Hospitality and Events

• Ensure all protocols are followed during all events while maintaining highest customer service standards
• Supervise all staff assigned to work events.
• Procurement of food and beverage needs for internal and public-facing events.
• Liaise with Development, Production, and Front of House (FOH) teams to ensure seamless execution of hospitality events. è
• Maintain cleanliness and readiness of all hospitality spaces (Art Lounge kitchen, storage, fridges). 

b) Budgeting and Administrative Oversight

• Accountable to manage hospitality budgets in coordination with the FOH Manager.
• Track petty cash, submit receipts, and prepare expense reports and reconciliations. 

c) Team and Collaboration 

• Report directly to the Front of House Manager, who provides shift scheduling, supervision, and strategic coordination.
• Attend FOH briefings and staff meetings as needed.
• Provide recommendations to improve service quality, audience experience, and internal workflows.
• Support the creation of a welcoming, inclusive, and professional environment for all staff, patrons, and guests. 

WHAT MAKES YOU A GREAT FIT  

• Strong verbal and written communication skills in English as well as French.
• Strong organizational and time management skills.
• Ability to manage multiple priorities and deadlines simultaneously.
• Two plus years of relevant experience.
• Composed under pressure with a strong solution-oriented approach in high-visibility situations.
• Strong interest in theatre, community engagement, and cultural impact. 

PERKS OF THE BACKSTAGE LIFE  

 See shows for free and enjoy discounted tickets for your entourage 

 Spend your days with creative, passionate, and fun coworkers 

 Learn, grow, and try new things 

 Create memorable experiences for thousands of patrons every year 

 You can read the full job description here 

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HORAIRE ET LIEU DE TRAVAIL : De 10 à 20 heures par semaine, du 10 septembre au 8 décembre, puis du 12 février au 30 juin. Horaire flexible en semaine et présence obligatoire sur place pour tous les événements d’hospitalité. 

LE RÔLE À POURVOIR 

La personne titulaire du poste de Coordination de l’accueil est responsable d’organiser et de superviser la réalisation de tous les événements du Centre Segal auxquels participent le public ou les équipes de production. 

Ce rôle contribue à la mission de l’organisation en créant un environnement sécuritaire et accueillant pour nos artistes et nos invités. La personne travaille en étroite collaboration avec les équipes de la production, du développement et de l’accueil afin d’atteindre les objectifs des différents départements et de l’organisation. 

VOTRE RÔLE DANS LA PRODUCTION 

a) Hospitalité et événements 

• Coordonner les besoins en matière de restauration pour les événements internes et destinés au public, notamment :
• Soirées d’ouverture et de clôture
• Collations pour les artistes, rencontres avec le public
• Événements visant à fidéliser les donateurs et le public (par exemple, les « Thursday Night Outs »
• Autres événements internes
• Assurer la liaison avec les services Développement, Production et Accueil afin de garantir le bon déroulement des événements d’accueil.
• S'approvisionner, acheter et gérer les articles nécessaires à l'accueil (matériel de restauration, fleurs, nappes, etc.).
• Veiller à la propreté et à la disponibilité de tous les espaces d'accueil (cuisine de l'Art Lounge, locaux de stockage, réfrigérateurs).
• Documenter les processus et contribuer à l'élaboration de systèmes garantissant une exécution reproductible et de haute qualité.
• Veiller au respect des étapes de service tout au long des événements et superviser le personnel chargé de leur organisation. 

b) Gestion budgétaire et supervision administrative 

• Gérer les budgets liés à l'accueil en collaboration avec le responsable de la salle.
• Assurer le suivi de la petite caisse, transmettre les justificatifs et établir les notes de frais ainsi que les rapprochements.
• Participer à la préparation des factures et des documents relatifs aux événements internes et externes. 

c) Équipes et collaboration 

• Rendre compte directement au responsable de l'accueil, qui s'occupe de la planification des horaires, de la supervision et de la coordination stratégique.
• Participer aux réunions d'information et aux réunions du personnel de l'accueil selon les besoins.
• Formuler des recommandations visant à améliorer la qualité du service, l'expérience du public et les processus internes.
• Contribuer à la création d'un environnement accueillant, inclusif et professionnel pour l'ensemble du personnel, des usagers et des invités. 

CE QUI FAIT DE VOUS LA BONNE PERSONNE 

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, tant en anglais qu’en français.
• Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités et échéances.
• Au moins deux ans d’expérience pertinente.
• Sang-froid face à la pression et approche résolument axée sur les solutions dans des situations à forte visibilité.
• Vif intérêt pour le théâtre, l’engagement communautaire et l’impact culturel. 

LES AVANTAGES DE LA VIE EN COULISSES 

 Voir les spectacles gratuitement et profiter de billets à prix réduit pour votre entourage 

 Passer vos journées avec des collègues créatifs, passionnés et amusants 

 Apprendre, évoluer et essayer de nouvelles choses 

 Créer des expériences mémorables pour des milliers de spectateurs chaque année 

 Vous pouvez consulter la description complète du poste ici